Programmazione, avvio e accesso alle riunioni tramite la console WebEx

Come programmare una riunione e invitare partecipanti

La console WebEx prevede due metodi per programmare riunioni.

Programmazione veloce che consente di manipolare le opzioni di base delle conferenze Web e di programmare velocemente una riunione utilizzando un'interfaccia di una sola pagina.

Programmazione avanzata che consente di accedere ad una serie completa di opzioni per la riunione e di regolare le impostazioni a seconda dei requisiti di una riunione specifica.

Come programmare una riunione con Programmazione veloce

Programmazione veloce consente di programmare velocemente una riunione.

  • Accedere all'URL di WebEx, ad esempio http://btconferencing.webex.com/ e selezionare Connessione nell'angolo in alto a destra.
  • Immettere il nome utente e la password riportate sul wallet card. Fare clic su Connessione.
  • Selezionare Organizza una riunione e quindi Programma una riunione.
  • Completare il modulo semplice come illustrato nella figura A seguente.

Figura A: modulo riunione di Programmazione veloce

Quick Scheduler meeting form

Come programmare una riunione con Programmazione avanzata

Programmazione avanzata prevede una procedura di 9 passaggi che consente di personalizzare le impostazioni della riunione.

  • Accedere all'URL di WebEx della propria organizzazione. Ad esempio, http://btconferencing.webex.com e selezionare Connessione nell'angolo in alto a destra.
  • Immettere il nome utente e la password riportate sul wallet card. Fare clic su Connessione.
  • Selezionare Organizza una riunione e quindi Programma una riunione.
  • Selezionare il collegamento Programmazione avanzata nella parte superiore del modulo.
  • Sarà necessario completare una procedura guidata di 9 passaggi per programmare una riunione. Di seguito viene illustrata una guida visuale dei 9 passaggi della procedura:

Procedura guidata per riunioni di 9 passaggi

Passaggio 1 di 9: informazioni richieste

Required information

Passaggio 2 di 9: impostare la data, l'ora e il fuso orario della riunione

Set the Date and Time of meeting

Passaggio 3 di 9: impostazioni di teleconferenza

Teleconference Settings

Passaggio 4 di 9: invitare i partecipanti

Invite attendees

Passaggio 5 di 9: registrazione

In questa fase è possibile selezionare se i partecipanti dovranno registrarsi per la riunione. Per fare ciò, selezionare Richiedi registrazione partecipanti e selezionare le informazioni da richiedere ai partecipanti per la riunione.

egistration

Passaggio 6 di 9: programma della riunione

Utilizzare questo passaggio per immettere un programma per la riunione e caricare una presentazione che i partecipanti possono visualizzare quando accedono alla riunione.

Meeting agenda

Passaggio 7 di 9: opzioni della riunione

Nel passaggio sette è possibile impostare le opzioni e le funzionalità da rendere disponibili durante la riunione.

Meeting options

Passaggio 8 di 9: privilegi dei partecipanti

In questo passaggio è possibile selezionare i privilegi da abilitare per i partecipanti alla riunione.

Attendee privileges

Passaggio 9 di 9: analisi

In questo passaggio è possibile analizzare i dettagli della riunione appena selezionati per assicurarsi di averla formattata correttamente.

Review

Una volta completata la procedura di programmazione, selezionare Programma (oppure selezionare Avvia per avviare immediatamente la riunione). Verrà visualizzata la pagina Riunione programmata. Fare clic su OK in Aggiungi a calendario per confermare.

Verranno inviati due messaggi di posta elettronica, uno che conferma i dettagli della riunione per il moderatore e uno separato da inoltrare ai partecipanti.

Come avviare una riunione programmata in qualità di moderatore

Collegarsi alla parte di conferenza Web della riunione

  • Immettere l'URL di conferenza Web riportato sul wallet card o sul messaggio di posta elettronica di benvenuto. Selezionare Connessione nell'angolo in alto a destra.
  • Immettere il nome utente e la password riportate sul wallet card. Fare clic su Connessione.
  • Accedere a Organizza una riunione e quindi selezionare Riunioni personali.
  • Individuare la riunione nell'elenco delle proprie riunioni e fare clic su Avvia per avviare la conferenza Web.

Collegarsi alla parte di conferenza audio della riunione:

  • Comporre il numero di accesso BT MeetMe/BT MeetMe Global Access e seguire le istruzioni.
  • Immettere il codice di accesso personale del moderatore, seguito da #.
  • I partecipanti seguono le stesse istruzioni, sostituendo il codice di accesso personale del moderatore con i codici di accesso personali dei partecipanti seguiti da #.

Al primo utilizzo, sono necessari da 3 a 5 minuti di tempo per scaricare il plug-in WebEx prima della riunione.

Come accedere ad una riunione come partecipante

  • I partecipanti possono accedere alla conferenza Web visitando l'URL di WebEx identificato nell'invito, quindi immettendo il numero della riunione.
  • I partecipanti dovranno anche accedere alla parte audio della riunione componendo il numero e il codice di accesso BT MeetMe, seguiti da #.

Al primo utilizzo, sono necessari da 3 a 5 minuti di tempo per scaricare il plug-in WebEx prima della riunione.